Gerektiği Kadar Planlama

Gelişen modern yönetim sistemlerinde artık kontrole dayalı bir işleyiş yerine sürekli akışa dayalı bir sistematiğin önemi giderek artmaktadır. Planlama birimleri öngörülemez pazar koşullarına ancak gelişmelere hızlı ve düzenli tepki vererek uyum sağlamalıdırlar. Eğer 30 günlük temin süresini ile çalışıyorsanız 10 güne; 10 günlük temin süreniz varsa 3 güne ya da 3 günlük temin sürenizi 1 güne indirebilirsiniz. Kapasite yetersiz mi, tedarikçi geç mi yolluyor, kalitesiz üretim mi yapıyorsunuz… Sorunlarınıza analitik problem çözme teknikleri yaklaşmanız size “görmeyi” öğretecektir. İhtiyaç duyduğunuz gelişimi başarabilirsiniz. Alışkanlıklarınız sizi engellemesin…

Tedarik Zinciri Yönetimi ve Satış Süreçleri

Tedarik zinciri yönetiminin satış süreçleri ile paralellik sağlamasının önemi her geçen gün artmaktadır.  Hangi satış fırsatlarının siparişe dönüşeceği ne zaman dönüşeceği ve ne kadarının dönüşeceği bilgisi imalat ve tedarik zinciri sürecinde bulunan karar mekanizmalarının ana girdilerini oluşturmaktadır.  Buna göre yatırım, sermaye ihtiyacı veya istihdam gereksinimlerinin zamanında ve doğru belirlenmesi, tedarik zinciri üzerindeki en önemli karar noktasıdır.  Kararların yaratmış olduğu “stres” bazen satış birimlerinin “elindeki kartları” son dakika açmasına, bazen de tedarikten sorumlu birimlerin daha “tedbirli” olmalarına neden olabilir.  Satış ve planlama birimlerinin pazar şartlarını düzenli ve karşılıklı değerlendirmeleri stoku azaltır, gereksiz kapasite artışını engeller ve tüm birimleri “zinde” tutar.  “Konfor alanlarının” kimseye faydası olmaz.  Sorun varsa gelişim fırsatı da vardır. 

Çözüm problemlerin sistematik çözülmesinde yatmaktadır.  Eğer tedarik modelinizi pazar koşullarına uyum sağlamakta zorlanıyorsa tedarik zincirini planlama yaparak “terbiye” edemesiniz.  Gereksiz kaynak kaybına neden olan israfları yok edin.  Serbest piyasa ekonomisinde müşteri talepleri ve piyasa koşulları sürekli değişkendir, rakipler daha fazla pazar payı kapmak için yarışırlar ve tedarik zincirinde yaşanan aksaklıklar her yerdedir.  Çözüm kurumunuzun Değişmeyen Tek Şey Değişim ’e hızlı uyum sağlayabilmesindedir. 

Piyasada etkinliğinizi değerlendirmek ve değer zincirde rekabetçi değişiklikler yapmak istiyorsanız bazı konuları sorgulamanız ve alışa geldiğiniz iş yapış tarzınızda önemli iyileştirmeler yapmanız gerekebilir.  Sorgulanabilecek bazı örnek konular aşağıda gibidir. 

Soru#1: Teslimat Zamanı ve Kesin sipariş nasıl örtüşür? Aldığınız siparişlerinizin alım garantisi hangi zaman birimi içindir? Hafta? Gün? 

Kesin sipariş demek müşteri ilgili ürününüze ilgili miktar kadar alım garantisi vermiş demektir ama teslimat zamanı değişebilir.  Yani, siz kesin siparişi müşteri belirtilen sürede teslim alacak diye hazır ederseniz müşteri zamanında almadığında sizde ürün stoku oluşur.  Bunu engellemek için tedarik zincirinin her aşamasını (Öngörü, Yarı-Kesin, Kesin) sürekli takip etmek, malzeme, adam ve tesis gereksinimlerini düzenli olarak organize etmek ve ürünü yalnızca kesinleşmiş sevkiyat bilgisine göre hazırlanması stok riskini azaltır.  Piyasa bilgileri ne sıklıkta değişirse (günlük, saatlik, anlık) o sıklıkta kapasitede gerekli düzenlemeleri yapmak gerekir.  Dijitalleşme çözümleri iş yükünü günümüz iş dünyasında büyük ölçüde hafifletmektedir. 

Soru#2: Müşterilerinizin zamanında teslim alma performansı nedir? 

Değer zincirindeki tüm paydaşların işini zamanında, kaliteli ve verimli yapma sorumluluğu vardır.  Müşterileriniz verdiği siparişi miktar ya da zaman olarak sürekli değiştiriyorsa, tedbir olarak stoklarınızı arttırmayınız.  Yaşanan sorunlar ve ihtiyaçlar karşılıklı olarak taraflar arasında görüşülebilirsiniz.  Belirli dönemlerde oluşan “gerekli” ek maliyetler, örneğin acil bir siparişten dolayı oluşan ek navlun bedeli, taraflar arasında paylaşılabilir. 

Tek çözüm her müşteriye uygun olmayabilir.  Dolayısıyla müşterilerinizin davranış biçimlerini inceleyerek müşteri bazlı alternatif çözümler üretebilirsiniz.  Birisinde dönemsel olarak %10 dalgalanma yaşanırken bir diğerinde %30 dalgalanma yaşanabilir.  Siparişlerde yaşanan değişikliğe uyum sağlamakta neden zorlandığınızı analiz edebilir ve kendi etki alanınızda çözüm üretebilirsiniz.  Müşterinin beklentisini tam-zamanında karşılamak her koşulda en doğru çözüm olduğunu unutmamak gerekir. 

Soru#3: Teslimat tarihinde bir değişik olduğunda maliyet artışı yaşanıyor mu? 

Değişkenlik doğanın en önemli özelliğidir.  Dolaysıyla endüstriden yaşanan değişkenliği de normal olarak kabul etmek ve her türlü gelişmeye uyum sağlamak gerekir.  Gerek aşırı planlama gerekse tedarik zincirindeki kopukluklar değişkenliğe uyum sağlamamızı engeller.  Piyasa koşullarına anında tepki gösterecek hızlı bir karar alma mekanizması (Çekme Sistemi) sayesinde tedarik zincirinde stok oluşmasını engelleyebilirsiniz. 

Akışın sürekliliği için kapasite yönetimi en az aylık, gerekirse günlük yapılmalıdır.  Müşteri İlişkileri Yönetim (CRM) sisteminden alınan verilere göre kapasite beklentileri sürekli olarak düzenlenmelidir.  Bilginin sürekli işlendiği bir sistemde kesinleşen siparişler birkaç saatte sevkiyata dönüşebilir. Bu sayede tam zamanlı tedarik gerçekleşebilir.   

Kitle üretim (biriktir beklet naklet) tarzında planlanmış bir tedarik sistematiği gereksiz kapasite ihtiyacı yaratır, hantaldır, sistemin piyasa koşullarına tepki yavaştır, stoklar yüksektir ve müşteri memnuniyetsizliği vardır.   Karma ve dengeli (Heijunka) bir tedarik sistematiği müşteri taleplerine hızlı cevap verebilmeyi tedarik zincirini aşırı zorlamadan sağlayabilir. 

Soru#4: Tedarikçilerinizin sipariş değişiklerine karşı uyum sağlama becerisi ne kadardır? 

Siparişler değiştiğinde klasik sistemde ya stok oluşur ya da ek maliyetler oluşur.  Toyota tedarik zinciri dışında kalmış kimseler genelde Toyota’nın kendi stokunu tedarikçilerine taşıttığı algısı vardır.  Gerçekte Toyota için israf her yerdedir ve mücadele edilmesini hedefler.  Akışın kesintiye uğramadığı bir durumda, yani kalitesizlik, planlı stok, arıza, uzun set-up ’lar vb. sorunlar yerine, “işin akışına bırakılması” değer zinciri tamamı için önemlidir. 

Tedarikçileri ile yakın temasta olan bir firma iletişimin sürekli ve eksiksiz olmasına dikkat etmelidir.  Kapasitede yaşanabilecek ani daralma ya da genişlemeler yine karma ve dengeli sistemde yönetilebilir.  Dijitalleşmenin özellikle bu iletişimi arttırma yönündeki rolü önemlidir.  Gerekli görülen kapasite anında sağlanabilir ve tüm tedarik zinciri bu değişkenliğe asgari zahmetle cevap verebilir.  Bu aşamada kapasitenin tüm değer zinciri boyunca, ideal koşullarda, %60 ile %85 arasında yönetilmesini tavsiye ederiz. 

Yalın ilkeler müşteri memnuniyetini israfın azaltılarak sağlanmasını amaçlar.  Kalite, maliyet ve zamanın iyileştirilmesi ile kaynaklar boşa çıkar, yani kapasite kullanımının düşer.  Netice olarak âtıl kapasite CRM’den gelen yeni potansiyel işlerle doldurularak büyüme sağlanır ve karlılığını artar. 

Yaratıcı ve yenilikçi düşünce ile sağlanan sürekli gelişim akışa odaklanmalıdır.  Akışı aksatan gereksiz planlama faaliyetleri yerine, yaşanmakta olan problemleri analitik yöntemlerle çözerek, arz ile talebin bir ahenk içerisinde dengelenmesini sağlanabilir.  Detay planlama yerine sürekli akışa dayalı, karma ve dengeli bir tedarik sistematiği ile aylık (veya haftalık) kapasite planı üzerinden başarı elde edilebileceğine inanmaktayız. 

Saygılarımızla,