Benchmarking – Kıyaslamadan bilemezsiniz

Benchmarking Nedir?

Benchmarking (kıyaslama) kurumlar veya birimler arası iş süreç ya da performans göstergelerini karşılaştırarak mevcut durumu değerlendirme metodudur. Benchmarking değerlendirmesi sonrasında güçlü ve gelişmeye açık özellikler belirlenerek gelişim hedefleri belirlenir.  Güçlü rekabet güçlü rakiplerin birbirlerini sürekli alt-etme hamleleri ile oluşur.

Dünya tarihindeki en ünlü strateji üstatlarından Çinli general Sun Tzu gerek iç gerekse dış çevre analizinin önemini şu sözleri ile ölümsüzleştirmiş: ‘Başkasını ve kendini bilirsen, yüz kere savaşsan tehlikeye düşmezsin; başkasını bilmeyip kendini bilirsen bir kazanır bir kaybedersin; ne kendini ne de başkasını bilmezsen, her savaşta tehlikedesin.

Benchmarking Metodu

Günümüzde kıyaslama metodu bilinse de birçok firma tarafından kullanılmamaktadır ya da sistematik olarak yapılmamaktadır.  Rakipleri tanımadan veya müşterinin hangi firmayı neden tercih ettiğini anlamadan ilerlemek şüphesiz ki işi şansa bırakmak veya aşırı maliyetli yapmak olarak düşünülebilir.  Rekabette farklı olmak yalnızca en ucuza işi yapmak değildir.  Aslında farklı olmak fiyat dışında müşteri sunulan değerle ilgili yapılan bir değerlendirmedir.  Günümüzde pahalı olmak bir koruma kalkanı olarak kullanıldığını düşünebiliriz.  Gerçekten pahalı iseniz fiyatı ne kadar düşürdüğünüzde müşterinizin sizin tercih edeceğini rahatlıkla bilebilirsiniz.  Ama fiyatı düşürseniz bile müşteri rakibinizi tercih ediyorsa o zaman onların arasındaki ilişkiye bahane aramak size fayda getirmez.  Bilakis zarar bile verebilir.  Sun Tzu’nun dediği gibi hem kendinizi tanımak hem rakibinizi tanımak müşterinizin karar verme mekanizmasını daha iyi anlamanızı sağlayacaktır.  Yaptığınız birçok hamlede bu sayede başarı olabilirsiniz. Başarıya ulaşmanız için gerçekleştirmiş olduğumuz.

Benchmarking Çalışmaları Nasıl Gruplanır?

Kıyaslama gerek dış gerekse iç konularda yapılabilir.  Ürün, fiyat, satış ve pazarlama, ödeme koşulları, konum gibi konuların yanı sıra kalite, verimlilik, yönetim, iş güvenliği, zaman vb. birçok konuda firma içi veya firmalar arası karşılaştırma yapılabilir.  Kıyaslama çalışmaları 6 grupta yapılabilir:

• Strateji kıyaslaması
• Performans ve Rekabet kıyaslaması
• Proses kıyaslaması
• İşlevsel kıyaslama
• İç kıyaslama
• Dış kıyaslama

Benchmarking – Strateji kıyaslaması, başarı örneklerle uzun vadeli strateji veya şirket düsturu kıyaslama konularını içerir.  İş modelinden kurumsallaşmaya, müşteriye bakış açısından gelecek ile yatırımlarına, ürün dağılımından farklı pazarlardaki yaklaşımına kadar birçok karşılaştırılabilir.

Benchmarking – Performans ve rekabet kıyaslaması, ürün veya hizmet düzeyinde performans kıyaslamasına odaklanır.  Kurumun öne çıkan özellikleri değerlendirilir ve başarısındaki katkı incelenir.  Değişen koşullardaki kurumun adaptasyon becerisi incelenir.

Benchmarking – Proses kıyaslaması, benzeri iş yapan “en iyi” örneklerle belirlenen süreçlerde kıyaslama yapılır.  Yönetim, müşteri odaklılığı, tedarik zinciri yönetimi, ürün ömrü yönetimi veya destek süreçleri karşılaştırılabilir.  Örneğin, diğer firmalarının imalat prosesleri ve işlem etkinliği incelenerek proses birleştirmeleri, dış kaynak kullanımı ya da otomasyon seviyelerinden öğrenebiliriz.  Başarılı olmak için neler yapacağımıza karar verebiliriz.

Benchmarking – İşlevsel kıyaslama, farklı sektörlerden örneklerle kıyaslama ile sektör “alışkanlıkları” ötesinde çözümler aranır.  Daraltılmış kapsamda yapılan bu karşılaştırma sektör beklentileri dahilinde yürütülür.  Örneğin müşteri hizmetleri kalitesi, hizmet kalitesi, marka bilinirliği, genel gider oranları bu kategoride kıyaslanabilir.

Benchmarking – İç kıyaslama, firma içi ya da grup firmaları arasında kıyaslama yapılabilir.  Kalite, verimlilik, demografik yapı, çalışan memnuniyeti, başarı göstergeleri vb. birçok konu incelenerek iyi uygulamalar organizasyonda yaygınlaştırılabilir.  Dinamik bir kurumsal kültür oluşturulabilir.

Benchmarking – Dış kıyaslama, “En iyi” olarak bilinenle yapısal düzeyde kıyaslama yapılabilir.  Alışkanlıklar sorgulanabilir ve belirlenen gelişim hedefleri yine kurum gerçekleri çerçevesinde giderilebilir.  Kurumun öğrenme becerisi ve sürekli gelişim kültür bu sayede gelişebilir.

Benchmarking – Kıyaslama için şu adımlarına dikkat etmeniz tavsiye ederiz:

• Kıyaslama konu seçimi
• Kıyaslama süreç kararı
• Ekip seçimi
• Toplanacak verilerin ve toplama yöntemlerinin kararı
• Veri toplama
• Mevcut durum analizi

• Gelişim fırsatlarının analizi ve hedef belirleme
• Aksiyon kararı ve zaman planı
• İletişim ve koordinasyonu
• Uygulama
• Kontrol, önlem alma ve raporlama
• Yayılım ve standartlaşma

Benchmarking çalışmalarının sistematik olarak yapılması firmanın kurumsal olarak iç ve dış çevrede yaşanan gelişmeleri takip etmesini ve algılamasını sağlar.  Değişimin sürekli ve hızla arttığı bu günlere daha kolay alışma ve belirsizlikte yol alma becerisi kıyaslama çalışmaları ile kazanılabilir.  Başkalarının tecrübesinden öğrenerek yetkinliğimizi en üst düzeye çıkarmak kendi iş süreçlerimizin performansına önemli katkılar sağlayacaktır.  Kurumların kısa ve uzun vadeli hedeflerine daha hızlı ve etkin ulaşmaları temenni ederiz.