İstanbul: 0 (216) 706 02 13 – Bursa: 0 (224) 452 43 25 info@idealkoc.com
Stratejik Ve Mali Yapı

Yönetilen performans

2020 yılı yaşanan salgın birçoğumuza önemli dersler vermiştir.  Özellikle proje yönetiminden imalata, sevkiyattan müşteri temsilciliğine kadar birçok ana faaliyet alanımızda güçlü ve zayıf yönlerimiz hakkında ne kadar kırılgan bir yapımız olduğunu gördük.  Yalnızca ülkemizde ya da ilgili sektörümüzde değil tüm dünyada ve her sektörde yıllardır bildiğimizi sandığımız hemen her konuda aslında ne kadar çok gelişmeye açık yönümüz olduğunu öğrendik.  Ve hayat bize bir kez daha mükemmellikten ne kadar uzak olduğumuzu gösterdi.  Umarız salgının olumlu ve olumsuz yönlerinden öğrendiklerimizle geleceğe daha güçlü ve kararlı bir şekilde hep birlikte ilerleyebiliriz.

Günlük hayatımızda harcadığımız emeğin karşılığı olarak edindiğimiz kazanç yaşanan günlük değişkenlik ve onu yönetme becerimizle direkt orantılıdır.  Ne kadar karmaşa varsa maliyetler o kadar artar, kalitesizlik oluşur ve sevkiyatlarda sorunlar yaşarız.  Müşterilerimiz mağdur olur ve memnuniyetsizliklerini kısa ve orta vadede bize yansıtırlar.  Başarı ya da başarısızlığın ölçüsü objektif bir değerlendirme ile yapılırsa güvenilir olur.  “İyi” veya “kötü” yerine veri ve kanıtlara dayalı sayısal ölçümlerle yapılan değerlendirme neticesinde durum gerçekte anlaşılır ve gelişme sağlanabilir.  Müşteriye sunulan değer ancak “0” hata, “0” gecikme ve “0” israf anlayışı ile arttırabilir.  Şüphesiz ki “koşulsuz müşteri memnuniyeti” gibi mükemmelleşme de bir idealdir.  Bu ideale doğru yönelmek kurumların mücadele azmini ve öğrenme becerilerini arttırır.

Kurumların temelde 2 görevi vardır.  İlkin günlük iş denilen firmanın üretim, tasarım, sevkiyat, satış gibi rutin faaliyetlerini kapsayan ve geçimi sağladığı ana uğraş konularıdır.  Günlük işin başarısı günün ilerleyen aşamalarında veya sonunda yapılan değerlendirmelerle ölçülür.  Sapma belirli ölçülerde düzeltilebilir ve gecikmeden tepki verilirse azaltılabilir.  Günlük işin başarısı yapılan günlük aktivite (ör. üretim) planına ve uygulama becerisine bağlıdır.  Eğer plan veya planın ana dayanağı olan ilgili unsurlarda, örneğin arıza, kalitesizlik, proses hataları, eğitim eksikliği vb., bir takım aksilikle olursa hedeften sapılır.

Kurumların 2. görevi piyasa koşulları gereği değişime ayak uydurmaktır.  Müşteri beklentisinin sürekli arttığı ve rekabet koşullarının zorlaştığı bugünkü gibi dönemlerde arz talepten daha fazladır.  Dolayısıyla hayatta kalmak için daha azla daha fazla iş yaparak rekabetçiliğimizi arttırmak gerekir.  Müşterilerin sürekli tercih ettiği firma olmak için gelişmek gerekir.  Sürdürebilir kurum başarısı için ise gelişimi sürekli hale getirmek gerekir.

Çalışmaların aksaksız yürütülebilmesi için her 2 iş de kesintisiz olmalıdır.  Birbirlerini tamamlayan işler oldukları için günlük iş ve sürekli gelişim faaliyetleri birbirleri ile bütünleşmiş olmaları en doğru uygulama yöntemidir.  Örneğin, “kaliteyi üretmek” deyimi üretirken kalitenin garanti altına alındığı (pokayoke) bir anlayışı temsil eder.  Üreten kişi aynı zamana her defasında kaliteli üretmek durumundadır.

Kurumun amacı sürekli akış olmalıdır.  Yani, işletme sermayesi ile alınan hammadde bir an önce ürüne dönmeli ve müşteriye gönderilmelidir.  Ne kadar hızlı bir döngüde bu işlemler yapılırsa o kadar az sermaye ihtiyacı olur ve müşterinin istediğini 1-2 saat içerisinde hazırlayıp kargoya verebilirsiniz.  Dolayısıyla bu döngüyü yavaşlatan ne varsa, örneğin kalitesizlik, arıza, iletişim sorunları, gereksiz stok vb. o kadar akış itmeye dönüyor ve mali kaynak gereksinimi doğuyor.  Günlük performans yönetimi akıştaki kayıpları anlık çabalarla azaltmaya, sürekli gelişim yönetimi ise daha uzun bir zaman diliminde kayıpları yok etmeyi hedeflemelidir.

Kullanılan ölçüt ve göstergeler çalışanlar açısından anlamlı olmalıdır.  Birçok firmada var olan performans sistemleri kurum sonuçlarına etki etmezler.  Faaliyetin neredeyse tamamı çıkan kalite sorunlarının ve diğer kayıpların yarattığı “yangınlara” müdahale etmekle geçer.  Günün sonunu zor getirirler, sorunlar ertesi güne akar ve sorunların çıkma nedenleri her zaman başkasının “suçudur”.  Oysa ki herkes olduğu yerde “daha ne yapabilirdim” diye sorsa ilgili ilgisiz birçok yerde hataları oluşmadan veya henüz baş göstermişken çözebiliriz.  Dolayısıyla başta tekrarlayan hatalar olmak üzere günün sonunda yapılacak bir performans değerlendirmesi bir sonraki güne çalışanların birlikte ve ekip olarak daha iyi mücadele etmesini sağlayacaktır.

Firmanızda ekip olarak çalışıldığını düşünüyor musunuz?  Yoksa herkes bireysel davranıyor ve yöneticinin vermesini mi bekliyor?  Eğer ekip çalışması yoksa veya güçlendirmek gerekiyorsa öncelikle mevcut durumu değerlendirmenizi tavsiye ederim.  Ekip ne kadar günlük beklentiyi biliyor, süreçlerine ve kontrol noktalarına ne kadar hakimdir, yaşanan sorunlar ne kadar takip ediliyor ve gideriliyor, sorunları gidermek için kaynak gereksinimi var mı, görev dağılımı nasıldır, yetkinlik dağılımı ve tecrübe paylaşımı nasıldır, problem çözme becerileri nasıldır, “büyük resimle” sorumlulukları nasıl ilişkilidir, “daha iyi” olmak için nedenler var mıdır, takdir edilirler mi, lider ve yardımcısı kimdir, lidere güvenilir mi, ekip uyum içinde midir, geri-bildirim sistematiği var mıdır, günlük değişkenliklerle baş etme becerileri nasıldır gibi sorular sormanızı öneririm.  Aksaklıklar her neyse yapılacak yerinde bir “cerrahi” müdahale oradaki tıkanıklığı çözerek akışı sağlayacaktır.

Performans yönetimi süreç hakimiyeti ve nihayetinde başarım göstergelerine etki yapmaktır.  Rollerin net olduğu ve “dahası” için sorgulayarak gelişim sürekliliği sağlayacak bir keşfetme serüvenidir.  Rutin işin tekdüzeliğini değiştirmek ve her geçen günde daha iyi olmayı başarmaktır.  Kullanılan verilerin, ölçüm yöntemlerinin ve kontrol sistematiğinin her dönemin ihtiyacına uyarlamak.  Geliştikçe bakış açısını değiştirmek ve günlük elde edilen kazanımların basit hatalara yenilmesini engellemek gerekir.  Eleman değişiminden etkilenmeyen, yeniliklerden çekinmeyen, olumsuz piyasa koşullarında bağımsız, müşteri beklentisinden taviz vermeden ve kurumun uzun vadeli amaç ve hedeflerine uygun bir performans yönetimi kurmanız dileğiyle başarılar dileriz.

Saygılarımızla…

Ara